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Règlements & Constitution
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Le comité organisateur
de Tennis Saint-Hubert

RÈGLEMENTS
GENERAL

 

RÈGLEMENTS ET CONSTITUTION
TENNIS SAINT-HUBERT

Adoptés le : Jeudi 29 mars 2012

Table des matières

I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE 4
Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL 4
Article 3 SCEAU DE L'ORGANISME 4
Article 4 BUTS 4


II LES MEMBRES
Article 5 CATÉGORIES DE MEMBRES 5
Article 6 MEMBRES PARTICIPANTS 5
Article 7 MEMBRES ACTIFS 5
Article 8 MEMBRES BÉNÉVOLES 5
Article 9 DROIT D'ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE 5
Article 10 CARTE DE MEMBRE 6

Article 11 RETRAIT D'UN MEMBRE…………………………………………………6
Article 12 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION 6


III ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 13 ASSEMBLÉE ANNUELLE 7
Article 14 ASSEMBLÉES SPÉCIALES 7
Article 15 AVIS DE CONVOCATION 7
Article 16 L'ORDRE DU JOUR 8
Article 17 QUORUM 8
Article 18 AJOURNEMENT 8
Article 19 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE 8
Article 20 VOTE 9

IV LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
Article 21 NOMBRE D'ADMINISTRATEURS 9
Article 22 ÉLIGIBILITÉ 10
Article 23 DURÉE DES FONCTIONS 10
Article 24 ÉLECTION 10
Article 25 RETRAIT D'UN ADMINISTRATEUR 10
Article 26 VACANCES 11
Article 27 DESTITUTION 11
Article 28 RÉMUNÉRATION 11
Article 29 INDEMNISATION 11
Article 30 CONFLITS D'INTÉRÊTS 12
Article 31 DEVOIR DES ADMINISTRATEURS 12
Article 32 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 13

V LES OFFICIERS
Article 33 LES OFFICIERS DE L'ORGANISME 15
Article 34 COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES 16
Article 35 LE COMITÉ EXÉCUTIF 17

VI DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 36 EXERCICE FINANCIER 18
Article 37 VÉRIFICATEUR 18
Article 38 EFFETS BANCAIRES 19

VII AUTRES DISPOSITIONS
Article 39 DÉCLARATIONS EN COUR 19
Article 40 DÉCLARATIONS AU REGISTRE 19
Article 41 MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 20
Article 42 DISSOLUTION ET LIQUIDATION 20
Article 43 RÈGLES DE PROCÉDURE 21


I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES


Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE

La dénomination sociale de l'organisme est « Tennis Saint-Hubert » et est désigné dans les présents articles sous le terme T.S.H.


Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL

L'organisme exerce ses activités sur le territoire de la Ville de : Longueuil (arrondissement de Saint-Hubert) ou à tout autre endroit désigné par le conseil d'administration.

Le siège social de l'organisme est situé au lieu prévu dans l'acte constitutif de l'organisme et à l'adresse déterminée par le conseil d'administration ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi.


Article 3 SCEAU DE L'ORGANISME

Le sceau de l'organisme, dont la forme est déterminée par le conseil d'administration, ne peut être employé qu'avec le consentement du président ou du secrétaire. Il est authentifié par la signature du président ou du secrétaire.


Article 4 BUTS

Les buts de l'organisme sont :

4.1 Promouvoir et régir les activités de tennis dans l'arrondissement de Saint-Hubert de la Ville de Longueuil et ce, sans l'intention de gain pécunière pour ses membres.

4.2 Recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières, administrer de tels dons, legs et contributions; organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.




II
LES MEMBRES



Article 5 CATÉGORIES DE MEMBRES

L'organisme compte trois catégories de membres, soit les membres participants, les membres actifs et les membres bénévoles.


Article 6 MEMBRES PARTICIPANTS

Tout joueur dûment enregistré à au moins une activité organisée par T.S.H. et qui se conforment aux conditions suivantes :

o avoir 10 ans et plus ;
o être préférablement résidant de la Ville de Longueuil ;
o satisfaire à toute autre condition que peut décréter le conseil d'administration, par voie de règlement.

Les membres participants ont le droit de participer à toutes les activités de l'organisme, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter. Par contre, ils n'ont pas le droit de voter lors des séances du conseil d'administration.


Article 7 MEMBRES ACTIFS

Tout membre participant aux activitiés de TSH et qui œuvre à titre d'administrateur au conseil d'administration et qui a été désigné à majorité par le conseil d'administration lors d'une séance dudit conseil. Ils sont des membres votants lors des séances du conseil d'administration.


Article 8 MEMBRES BÉNÉVOLES

Toute personne désirant apporter son aide en tant que bénévole. La participation est volontaire et n'est pas limitée dans le temps. Ces membres doivent se rapporter à un des administrateurs afin d'établir son champ d'action. Il n'y a pas de limite au nombre de membres bénévoles. Ils sont des membres non-votants à moins d'être un membre participant.


Article 9 DROIT D'ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE

Le conseil d'administration peut, s'il le juge à propos, fixer le droit d'adhésion et le montant de cotisation annuelle des membres actifs de l'organisme de même que le moment, le lieu et la manière d'en effectuer le paiement.

Afin qu'un enfant de moins de 18 ans ou un adulte devienne membre de l'organisme, il doit suivre les procédures d'affiliation suivantes :

9.1 L'individu intéressé à devenir membre participant doit avoir complété le formulaire d'inscription prescrit par l'organisme lors de l'année en cours et avoir acquitté, à la période décidée par le comité administrateur, la cotisation fixée (soit les frais d'affiliation reliés à la pratique du tennis) pour lui-même ou pour son enfant de moins de 18 ans.

9.2 L'individu intéressé à devenir membre actif doit soumettre sa candidature au conseil d'administration en formulant verbalement à un ou plusieurs membre(s) déjà actif(s) son intention de vouloir joindre le conseil d'administration. Si la majorité (plus de 50% des voix) du conseil d'administration accepte la venue du nouveau candidat lors d'une réunion ultérieure, il deviendra un membre actif lors de la prochaine réunion du conseil d'administration.

9.3 L'individu intéressé à devenir membre bénévole doit donner son nom auprès d'un des administrateurs de l'organisme, afin de se faire connaître.L'assemblée générale annuelle et la période des inscriptions sont les meilleurs temps pour se faire connaître.



Article 10 CARTE DE MEMBRE

Le conseil d'administration pourra, s'il le juge à propos, émettre des cartes de membre.


Article 11 RETRAIT D'UN MEMBRE

10.1 Tout membre participant peut se retirer comme tel en signifiant son retrait des activités de Tennis Saint-Hubert par écrit à l'adresse courriel de l'organisme. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date précisée dans ledit avis. Cet individu ne pourra reprendre le montant qu'il a déboursé pour les activités passées ou futures à moins de raisons jugées valables à majorité par les membres actifs lors d'une séance du conseil d'administration ultérieure.

10.2 Tout membre actif peut se retirer comme tel en signifiant son retrait ou sa démission par écrit au secrétaire de l'organisme lors de la prochaine rencontre du conseil d'administration. Ce retrait ou cette démission prend effet à la date de réception de tel avis ou à la date précisée dans ledit avis.



Article 12 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION

Le conseil d'administration peut, par résolution, radier tout membre qui omet de verser (s'il y a lieu) la cotisation à laquelle il est tenu. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu'il détermine ou encore radier définitivement tout membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de l'organisme ou dont la conduite est jugée préjudiciable à l'organisme. Constitue notamment une conduite préjudiciable le fait :

o d'avoir été accusé ou condamné pour une infraction à caractère sexuel pour harcèlement ou harcèlement sexuel;
o de critiquer de façon intempestive et répétée l'organisme;
o de porter des accusations fausses et mensongères à l'endroit de l'organisme;
o d'enfreindre les lois relatives aux personnes morales ou manquer à ses obligations d'administrateur.

Le conseil d'administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu'il pourra de temps à autre déterminer, en autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l'acte ou de l'omission qu'on lui reproche, qu'il ait l'occasion de se faire entendre sur ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d'administration à cette fin sera finale et sans appel.

III
ASSEMBLÉE DES MEMBRES


Article 13 ASSEMBLÉE ANNUELLE

L'assemblée annuelle des membres de l'organisation a lieu à la date que le conseil d'administration fixe chaque année; cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l'exercice financier de l'organisation. L'assemblée annuelle est tenue au siège social de l'organisation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d'administration.

Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut-être saisie une assemblée spéciale des membres.


Article 14 ASSEMBLÉES SPÉCIALES

Les assemblées des membres sont tenues à l'endroit fixé par le conseil d'administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d'administration de convoquer ces assemblées, lorsqu'elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l'organisation.

Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des membres dans les dix (10) jours de la réception de la réquisition écrite à cette fin, spécifiant le but et les objectifs d'une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des membres actifs; à défaut par le conseil d'administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite (art. 99 L.C.Q.).

Article 15 AVIS DE CONVOCATION

L'avis de convocation à toute assemblée annuelle des membres est adressé à tous les membres qui y ont droit. Le délai de convocation des assemblées des membres est d'au moins dix (10) jours francs. Toutefois, l'assemblée annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.

L'avis de convocation d'une assemblée spéciale devra respecter un délai d'au moins quarante-huit (48) heures et mentionner en plus de la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ces sujets pourront être étudiés.

Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres actifs sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d'une telle assemblée sans avis. La présence d'un membre à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à ce membre. L'omission accidentelle de cet avis ou la non connaissance de cet avis par toute personne n'a pas pour effet de rendre nulle les résolutions adoptées à cette assemblée.


Article 16 L'ORDRE DU JOUR

14.1 L'ordre du jour de l'assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants:

o l'acceptation des rapports (d'activités et financiers) et des procès verbaux de la dernière assemblée générale ;
o l'approbation du budget ;
o la nomination d'un vérificateur (s'il y a lieu) ;
o la ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés et des actes posés par le conseil d'administration et les dirigeants depuis la dernière assemblée générale ;
o l'élection ou la réélection des administrateurs de l'organisme.

14.2 L'ordre du jour de toute assemblée des membres (annuelle, spéciale) doit se limiter aux points mentionnés dans l'avis de convocation.


Article 17 QUORUM

Les membres actifs présents constituent le quorum pour toute assemblée des membres.


Article 18 AJOURNEMENT

Si au moins deux membres sont présents, une assemblée des membres peut être ajournée en tout temps sur un vote majoritaire à cet effet, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu'il soit nécessaire de la convoquer à nouveau. Lors de la reprise de l'assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l'assemblée au cours de laquelle l'ajournement fut voté peut être validement transigée.


Article 19 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D'ASSEMBLÉE

De façon générale, le président ou tout autre officier de l'organisme préside l'assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les membres actifs présents de désigner entre eux un président d'assemblée. Le secrétaire de l'organisme ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d'administration ou élue par les membres actifs présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.



Article 20 VOTE

À une assemblée des membres, les membres actifs en règle présents, y compris le président d'assemblée, ont droit à une voix chacun.

o le vote par procuration n'est pas permis ;
o à moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l'assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50% + 1) des voix validement exprimées;
o en cas d'égalité des voix, le président a voix prépondérante;
o le vote se prend à mains levées, à moins que trois (3) membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d'assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les communiquent au président.

Lorsque le président de l'assemblée déclare qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu'une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l'assemblée, il s'agit là d'une preuve suffisante de l'adoption ou du rejet de cette résolution sans qu'il soit nécessaire d'établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.


IV
LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

Article 21 NOMBRE D'ADMINISTRATEURS

Les affaires de l'organisation sont administrées par un conseil d'administration composé de 5 membres.


Article 22 ÉLIGIBILITÉ

Tout membre actif en règle a droit de vote et peut être élu au conseil d'administration. Les administrateurs sortant de charge sont rééligibles. Les membres du conseil d'administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses effectuées pour l'organisme sont remboursables.


Article 23 DURÉE DES FONCTIONS

Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante ou jusqu'à ce que son successeur ait été nommé ou élu. Ce sont les administrateurs qui décident entre eux de la durée de leur mandat au sein du conseil d'administration.


Article 24 ÉLECTION

Les administrateurs sont élus chaque année par les membres actifs au cours de l'assemblée annuelle selon la procédure d'élection décrite ci-après.

Procédure d'élection

L'assemblée nomme ou élit un président d'élection, un secrétaire d'élection et/ou un ou plusieurs scrutateurs ;

Dans le cas où il n'y a pas plus de candidats que le nombre d'administrateurs à élire, l'élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d'administrateurs à élire l'élection pourra se faire à main levée ou par scrutin secret à la majorité simple, si le président d'élection le décide ou si le 1/10 des membres en fait la demande.


Article 25 RETRAIT D'UN ADMINISTRATEUR

Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout administrateur qui:

a) présente par écrit, sa démission au conseil d'administration, soit au président ou au secrétaire de l'organisme lors d'une assemblée du conseil d'administration;
b) décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
c) a manqué plus de 3 réunions de l'organisme sans motivation valable;
d) est destitué selon l'article 26 du présent règlement.


Article 26 VACANCES

Tout administrateur dont la charge a été déclarée vacante peut être remplacé par résolution du conseil d'administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur.

Lorsque des vacances surviennent au sein du conseil d'administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir en nommant au poste vacant une personne possédant les mêmes qualités que celles requises de son prédécesseur et, dans l'intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu'un quorum subsiste. Si le quorum n'existe plus, par vacances ou désistement, un membre du conseil, ou, à défaut, un membre actif peut exceptionnellement procéder à la convention d'une assemblée spéciale pour procéder aux élections.

Article 27 DESTITUTION

Un administrateur peut être destitué par les membres en règle au moyen d'un avis écrit et adressé à cet administrateur et au conseil d'administration.

Le conseil d'administration n'a pas le pouvoir de destituer l'un de ses administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d'expulser ou suspendre un membre actif de son organisme en conformité aux articles 7 et 12 ou de retirer un administrateur en vertu de l'article 25 du présent règlement.

La destitution d'un administrateur, tout comme son élection, relève du bon vouloir des membres; elle peut être faite en tout temps lors d'une assemblée spéciale des membres selon les motifs cités aux articles 7, 12 et 25 des règlements généraux ou pour tous autres motifs particuliers.

Article 28 RÉMUNÉRATION

Les administrateurs ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Par ailleurs, le conseil d'administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses encourues dans l'exercice de leurs fonctions.

Article 29 INDEMNISATION

Tout administrateur, dirigeant ou mandataire de l'organisme (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de l'organisme, indemne et à couvert :

a) de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l'occasion d'une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l'égard ou en raison d'actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l'exercice ou pour l'exécution de ses fonctions, et

b) de tous frais, charges et dépenses qu'il supporte ou subit au cours ou à l'occasion des affaires de l'organisme ou relativement à ces affaires, exceptés ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire.

Aux fins de l'acquittement de ces sommes, l'organisme devrait souscrire une assurance au profit de ses administrateurs.


Article 30 CONFLITS D'INTÉRÊTS

Aucun administrateur ne peut confondre des biens de l'organisme avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d'un tiers les biens de l'organisme ou l'information qu'il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu'il ne soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par les membres de l'organisme.

Chaque administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d'administrateur de l'organisme. Il doit dénoncer sans délai à l'organisme tout intérêt qu'il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d'intérêts, ainsi que les droits qu'il peut faire valoir contre elle, en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.

Un administrateur peut, même dans l'exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les biens de l'organisme ou contracter avec elle, en autant qu'il signale aussitôt ce fait à l'organisme, en indiquant la nature et la valeur des droits qu'il acquiert, et qu'il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d'administration ou à ce qui en tient lieu.

L'administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit, sauf nécessité, s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. S'il vote, sa voix ne doit pas être comptée. Cette règle ne s'applique pas, toutefois, aux questions concernant la rémunération de l'administrateur ou à ses conditions de travail.

À la demande du président ou de tout administrateur, l'administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d'administration délibère et vote sur l'acquisition ou le contrat en question.

Ni l'organisme ni l'un de ses membres ne pourra contester la validité d'une acquisition de biens ou d'un contrat impliquant d'une part, l'organisme et, d'autre part, directement ou indirectement un administrateur, pour le seul motif que l'administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.


Article 31 DEVOIR DES ADMINISTRATEURS

Le conseil d'administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de l'organisme.

a) Il se donne une structure interne en désignant parmi les administrateurs élus un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier et des administrateurs, selon le cas.

b) Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit l'association conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s'il y a lieu, et adopte les résolutions qui s'imposent, pour réaliser les buts de l'organisme.



c) Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, les administrateurs sont expressément autorisés en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger, ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, les biens mobiliers et immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tout droit ou intérêt s'y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu'ils estiment justes.

d) Il prend les décisions concernant l'engagement des employés, les achats et les dépenses qu'il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s'engager. Un budget annuel doit être autorisé par l'assemblée annuelle des membres.

e) Il détermine les conditions d'admission des membres.

f) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.


Article 32 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

31.1. Date. Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins une (1) fois par année.

31.2. Convocation et lieu. Le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président en consultation avec les autres administrateurs fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des administrateurs peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d'une réunion du conseil et en fixer la date, l'heure et l'endroit ainsi qu'en établir l'ordre du jour. La date peut également être fixée à la fin d'une réunion du conseil d'administration; dans ce cas, le secrétaire n'est tenu d'aviser que les administrateurs absents à cette dernière. Les réunions sont normalement tenues au siège social de l'organisme ou à tout autre endroit désigné par le président ou le conseil d'administration.

31.3 Avis de convocation. L'avis de convocation à une assemblée du conseil d'administration peut être écrit ou verbal. Cet avis peut aussi se donner par télégramme, par télécopieur, par courrier électronique à la dernière adresse connue de l'administrateur. Sauf exception, le délai de convocation est d'au moins 2 jours francs avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d'une renonciation écrite. Si tous les administrateurs du conseil sont réunis, ils peuvent, s'ils sont d'accord, décréter qu'il y a réunion officielle et alors l'avis de convocation n'est pas nécessaire, les membres signant tous une renonciation à cet effet afin d'éviter des doutes sur la valeur de cette réunion. L'assemblée du conseil d'administration tenue immédiatement après l'assemblée annuelle des membres peut être tenue sans avis de convocation. La présence d'un administrateur à une assemblée couvre le défaut d'avis quant à cet administrateur.

31.4. Quorum. Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d'administration est fixé à 50% des administrateurs plus 1. Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l'assemblée.



31.5. Président et secrétaire d'assemblée. Les assemblées du conseil d'administration sont présidées par le président de l'organisme ou, à son défaut, par le vice-président. C'est le secrétaire de l'organisme qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et/ou un secrétaire d'assemblée.

31.6. Procédure. Le président de l'assemblée veille au bon déroulement de l'assemblée et en général conduit les procédures sous tous rapports. Il soumet au conseil les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L'ordre du jour de toute assemblée du conseil d'administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l'assemblée de s'acquitter fidèlement de sa tâche, les administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.

31.7. Vote. Chaque administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l'assemblée ou un administrateur ne demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l'assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n'est pas permis et le président de l'assemblée a une voix prépondérante au cas de partage des voix. S'il y a égalité des voix lors d'un vote, le président est autorisé à le reporter à une prochaine assemblée, s'il le juge à propos.

31.8. Résolution signée. Une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d'administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de l'organisme, suivant sa date, au même titre qu'un procès-verbal régulier.

31.9. Participation à distance. Si tous les administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d'administration à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, courrier électronique, téléconférence, conférence-téléphonique, par télécopieur ou via internet (clavardage). Ils sont alors réputés avoir assisté à l'assemblée.

31.10. Procès-verbaux. Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d'administration.

31.11. Ajournement. Qu'il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d'administration peut être ajournée en tout temps par le président de l'assemblée ou par un vote majoritaire des administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu'il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.

31.12. Ordre du jour. L'ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l'avis de convocation.



V
LES OFFICIERS

Article 33 LES OFFICIERS DE L'ORGANISME

32.1. Désignation. Les officiers de l'organisme sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ainsi que tout autre administrateur dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d'administration. Une même personne peut cumuler plusieurs postes d'officiers.

32.2. Élection. Le conseil d'administration doit, à sa première assemblée suivant l'assemblée annuelle des membres, et par la suite, lorsque les circonstances l'exigent, élire ou nommer les officiers de l'organisme.

32.3. Qualification. Le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier doivent être élus parmi les membres du conseil d'administration.

32.4. Rémunération. Les officiers ne sont pas rémunérés comme tel pour leurs services. Cependant une telle option demeure valide, telle que spécifiée à l'article 27 du présent règlement.

32.5. Durée du mandat. Les officiers de l'organisme sont élus tel que spécifié à l'article 23 des règlements généraux. Chaque officier sera en fonction à compter de son élection jusqu'à la première assemblée du conseil d'administration suivant la prochaine élection des administrateurs ou jusqu'à ce que son successeur soit élu ou nommé et qualifié.

32.6. Destitution. Les officiers sont sujets à destitution par la majorité du conseil d'administration selon les présents règlements.

32.7. Retrait d'un officier et vacances. Tout officier peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis écrit au président ou au secrétaire ou lors d'une assemblée du conseil d'administration. Tout retrait ou vacances dans un poste d'officier peut être rempli en tout temps par le conseil d'administration, conformément aux dispositions spécifiées aux articles 25 et 26 du présent règlement l'officier ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu'il remplace.

32.8. Pouvoirs et devoirs des officiers. Les officiers ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d'administration leur délègue. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d'administration à cette fin, en cas d'incapacité d'agir de ces officiers.


32.9. Le président. Il préside de droit toutes les assemblées du conseil d'administration et celles des membres, à moins dans ce dernier cas que le vice-président ou qu'un président d'assemblée ne soit nommé et n'exerce cette fonction. Il fait partie d'office de tous les comités d'étude et des services de l'association. Il surveille, administre et dirige les activités de l'organisme, voit à l'exécution des décisions du conseil d'administration. C'est lui qui signe généralement avec le secrétaire et/ou le trésorier tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d'administration. Il peut être désigné, avec le vice-président, à s'occuper des relations publiques de l'organisme.

32.10. Le vice-président. Le vice-président remplace le président en son absence ou si celui-ci est empêché d'agir. Il exerce alors toutes les prérogatives du président. S'il y a plusieurs vice-présidents, il y aura alors un premier et un deuxième vice-président pouvant, selon l'ordre, remplacer le président.

32.11. Le secrétaire. Le secrétaire assiste aux assemblées des membres et du conseil d'administration et rédige tous les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d'administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de l'organisme et de tous les autres registres corporatifs. Il est chargé d'envoyer les avis de convocation aux administrateurs et aux membres. Il signe les contrats et les documents pour les engagements de l'organisme avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de l'organisme. L'ensemble ou une partie des pouvoirs du secrétaire peut être délégué par le conseil d'administration à un employé de l'organisme.

32.12. Le trésorier. Le trésorier a la charge et la garde des fonds de l'organisme et de ses livres de comptabilité. Il veille à l'administration financière de l'association. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Tout chèque payable à l'association doit être déposé au compte de l'association. Il doit laisser examiner les livres et comptes de l'organisme par les administrateurs. Le conseil d'administration peut désigner tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction. L'ensemble ou une partie des pouvoirs du trésorier peut être délégué par le conseil d'administration à un employé de l'organisme.


Article 34 COMITÉS ET RESSOURCES PROFESSIONNELLES

33.1. Les commissions, comités ou sous comités. Les commissions, comités ou sous comités sont des organes de l'organisme qui pourront être formés par le conseil d'administration pour réaliser certains mandats ou études jugés utiles et nécessaires à la bonne marche des affaires courantes de l'organisme. Au moment de leur création, le conseil d'administration fixe leurs mandats et détermine les modalités de fonctionnement. Les commissions, comités ou sous comités sont dissouts aussitôt leurs mandats accomplis. Le conseil d'administration n'est pas tenu de donner suite aux recommandations des commissions, comités ou sous comités, mais il doit permettre à tous les membres de l'organisme de prendre connaissance du rapport qu'il a commandé. Toute personne occupant une fonction pour le compte de l'organisme doit être mandatée par le conseil d'administration pour remplir ce mandat et doit présenter un rapport à cet effet.

33.2. Les professionnels. S'il le juge nécessaire, le conseil d'administration peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex. : notaire, architecte, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l'aider à atteindre les buts de l'organisme.


Article 35 LE COMITÉ EXÉCUTIF

34.1. Composition. Lorsque le conseil d'administration est composé de 7 administrateurs et plus, il lui est loisible de former un comité exécutif dont il déterminera le nombre. Le comité exécutif de l'organisme doit être composé minimalement du président, du vice président, du secrétaire et de tous autres administrateurs élus.

34.2. Élection. L'élection des membres du comité exécutif se fait annuellement, à la première assemblée du conseil d'administration suivant immédiatement l'assemblée annuelle des membres. Les membres précédemment élus du comité exécutif démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles.

34.3. Disqualification. Un membre du comité exécutif qui cesse d'être administrateur de l'organisme est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif.

34.4. Destitution. Les membres du conseil exécutif sont sujets à destitution par la majorité du conseil d'administration.

34.5. Retrait d'un membre et vacances. Tout membre du conseil exécutif peut se retirer ou démissionner en tout temps en remettant un avis par écrit au président ou au secrétaire ou lors d'une assemblée du conseil d'administration. Tout retrait ou vacances dans un poste d'officiers peut être rempli en tout temps par le conseil d'administration, conformément aux dispositions des articles 25 et 26. L'officier ainsi nommé reste en fonction pour la durée non écoulée du mandat de la personne qu'il remplace.
34.6. Assemblées. Les assemblées du comité exécutif peuvent être tenues sans avis, à telle époque et à tel endroit que le président ou le vice président détermine, lesquels ont autorité de convoquer le comité exécutif.

34.7. Présidence. Les assemblées du comité exécutif sont présidées par le président de l'organisme ou, en son absence, par le vice-président ou par un président d'assemblée que les membres présents peuvent choisir parmi eux.

34.8. Quorum. Le quorum aux assemblées du comité exécutif est de 50% plus un (1).

34.9. Procédure. La procédure aux assemblées du comité exécutif est la même que celle aux assemblées du conseil d'administration.

34.10. Procès-verbaux. Les administrateurs de l'organisme peuvent consulter les procès-verbaux et résolutions du comité exécutif.

34.11. Pouvoirs. Le comité exécutif a l'autorité et exerce tous les pouvoirs du conseil d'administration pour l'administration courante des affaires de l'organisme, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, doivent être exercés par le conseil d'administration ainsi que ceux que le conseil d'administration peut se réserver expressément. Le comité exécutif fait rapport de ses activités à chaque assemblée du conseil d'administration et celui-ci peut alors renverser ou modifier les décisions prises, à condition que les droits des tiers ne soient pas affectés.

34.12. Rémunération. Les membres du conseil exécutif ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Ils ont droit à la même rémunération que celle prévue à l'article 27 du présent règlement.


VI
DISPOSITIONS FINANCIÈRES


Article 36 EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier de l'organisme se termine le 31 octobre de chaque année ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d'administration.


Article 37 VÉRIFICATEUR

Les états financiers peuvent êtres vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l'assemblée annuelle. S'il y a lieu, sa rémunération est fixée par les membres ou par le conseil d'administration si ce pouvoir lui est délégué par les membres. Aucun administrateur ou officier de l'organisme ou toute personne qui est son associé ne peut être nommé vérificateur. Notons qu'un tel exercice demeure facultatif pour l'organisation.

Les livres comptables de l'association seront mis à jour le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place, sur rendez-vous avec le trésorier, par tous les membres actifs qui en feront la demande auprès de la l'organisation.



Article 38 EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérants la signature de l'organisme sont signés par le président ou vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d'administration peut désigner, par résolution, tout autre membre du conseil pour exercer cette fonction.

Tout chèque payable à l'organisme devra être déposé au crédit de l'organisme auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d'administration désignera par résolution par le secrétaire ou le trésorier de l'organisme.

VII
AUTRES DISPOSITIONS


Article 39 DÉCLARATIONS EN COUR

Le président, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, ou l'un d'entre eux, ou tout autre administrateur ou personne à cet effet autorisé par le conseil d'administration, sont autorisés et habilités à répondre pour l'organisme à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute Cour, à répondre au nom de l'organisme à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom de l'organisme sur toute saisie-arrêt dans laquelle l'organisme est tierce-saisie, à faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle l'organisme est partie, à faire des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de l'organisme, de même qu'à être présents et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de l'organisme et à accorder des procurations relatives à ces procédures.


Article 40 DÉCLARATIONS AU REGISTRE

Les déclarations devant être produites au Registraire des entreprises du Québec selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout administrateur de l'organisme ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d'administration. Tout administrateur ayant cessé d'occuper ce poste par suite de son retrait, sa démission, de sa destitution ou autrement est autorisé à signer au nom de l'organisme et à produire une déclaration modificative à l'effet qu'il a cessé d'être administrateur, à compter de 30 jours après la date où cette cessation est survenue, à moins qu'il ne reçoive une preuve que l'organisme a produit une telle déclaration.




Article 41 MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Le conseil d'administration a le pouvoir d'abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui entrera en vigueur dès leur adoption, jusqu'à la prochaine assemblée annuelle.

Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des membres présents, ayant droit de vote, lors de l'assemblée générale annuelle de l'organisme; ou à moins que dans l'intervalle elle ne soit ratifiée lors d'une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.

Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de l'organisme doit être expédié avec l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux membres pour ratification.

Si l'abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n'est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d'être en vigueur.


Article 42 DISSOLUTION ET LIQUIDATION

La dissolution de l'organisme doit être approuvée et adoptée par les deux tiers (2/3) des membres votant lors d'une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de l'organisme en respect du présent article, de la 3e loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci , après paiement des dettes.

En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de l'organisme seront dévolus, suite à la décision des membres prise en assemblée spéciale, à un (1) ou plusieurs organismes exerçant une activité analogue.


Article 43 RÈGLES DE PROCÉDURE

Sous réserve de l'acte constitutif et des règlements de l'organisme, le conseil d'administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d'administration. En l'absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure Morin s'applique à toute assemblée des instances de l'organisme.


Adopté ce 29ième jour de mars, 2012.


président(e)



Anne Lamontagne
Secrétaire

Cette semaine:
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Le comité organisateur de Tennis Saint-Hubert
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